Att tänka på inför ert event!

Här följer en lista på tips och idéer som du kan använda för att kontrollera att din planering tar hänsyn till även det konkreta och praktiska kring ert event.

Möte

Samla samtliga personer som involveras i ert evenemang för att tillsammans komma överens om mål/syfte med ert event.

Konferensprogram

Skriv ett program för dagen/dagarna där det framgår tider och aktiviteter. Även om aktiviteterna kommer att förändras många gånger under planeringsprocessen kommer det att vara till stor hjälp för er att ha ett program.

Möblering

Beskriv för anläggningens kontaktperson hur ni vill ha det med exempelvis möblering i konferensrummet och teknik som ni behöver. Om ni är osäkra på vad som är effektivast för ett visst ändamål, fråga!

Kontaktpersoner

Helst bör det vara samma person som genomför bokningen som är på plats under arrangemanget. Om det inte är möjligt, se då till att den ansvariga personen på plats får all information och kontaktar anläggningens ansvariga för avstämning.

Tydlighet

Utgå inte från att det som är osäkert löser sig när ni är på plats. Det som kan hamna mellan stolarna kommer oftast att göra det. Stäm av med din projektledare.

Andra gäster

Ta reda på vilka andra gäster som är på anläggningen. Om det är viktigt att era ”grannar” inte arrangerar en häftig kick-off när ni behöver arbetsro ska ni självklart be anläggningen om hjälp att lösa detta.

Avskildhet

Om det är viktigt att ni får avskildhet, lugn och arbetsro, välj då en anläggning som kan erbjuda lugna och stillsamma mötesplatser. Prata med anläggningen och fråga om det finns möjligheter för en grupp i er storlek att arbeta avskilt.

Boende

Finns det speciella önskemål om hur man önskar rumsplacering bör detta framgå så tidigt som möjligt. Ta reda på om anläggningen är disponerad så att önskemålen kan tillgodoses.

Måltider

Det är viktigt att alla kan få måltider som passar deras förutsättningar. Många är överkänsliga mot eller äter inte viss mat. Gå igenom samtliga måltider och försäkra dig om att det finns en tillräckligt varierad meny.

Talare

Be att få en lista över vilka som kommer att tala och vilka krav och önskemål de har. Se till att de kommer i god tid så att ni hinner kontrollera all teknik, datoranslutningar, mikrofoner osv. Se till att talaren har programmet för eventet, kontaktuppgifter till eventansvariga och anläggningen.

Transport och kommunikation

Hur kommer deltagaren ska ta sig till anläggningen. Ta fram tabeller och karta som beskriver hur man bäst tar sig fram.

Marginaler/pauser

Tänk på att förflyttningar tar alltid längre tid än man tror.

Läkarvård

Det är sällan någonting allvarligt inträffar, men det är alltid bra att försäkra sig om att det finns tillgång till ”första hjälpen”. Skaffa uppgifter om hur långt det är och hur man tar sig till närmaste sjuksköterska/läkare/sjukhus. Ta även reda på var ni kan få tag på t ex huvudvärkstabletter, plåster, m.m.

Klädsel – klädpolicy

Klädsel bör ibland anpassas till de aktiviteter deltagarna ska göra. T ex blir det festligt på kvällen vill deltagarna känna sig rätt klädda.

Information

Sammanställ ett informationsblad för deltagarna innan eventet som innehåller:

• Dagens program
• Information om boende
• Information om måltider
• Klädsel
  
• Kontaktuppgifter till de som ansvarar för eventet
• Kontakt till anläggningen där ni kommer att vara
• Färdmedel - Hur man tar sig dit och hem